З 2023 року всі ФОПи 2-4 груп зобов’язані, приймаючи оплату, видавати чек — документ, який підтверджує факт придбання певного товару у готівковий або безготівковий спосіб. Його заповнення регулюється нормами законодавства і порушення при оформленні карається штрафами. На щастя, у підприємців сьогодні є доступна альтернатива — електронний чек, який, на відміну від паперового, легше формується, надійніше зберігається та навіть дає бізнесу нові маркетингові можливості.
Електронний та паперовий чек: ключові відмінності
Форма та зміст електронного чеку (як і інших розрахункових документів) встановлені в Положенням Мінфіну №13 від 11 січня 2016 року. Згідно з документом, розрахунковий документ може бути створено “в паперовій та/або електронній формі”, який можна надсилати на надані клієнтом “абонентський номер або адресу електронної пошти”.
На практиці електронні чеки сьогодні відправляють через SMS, електронну пошту, або Viber/Telegram. За бажанням електронний чек можна навіть надрукувати на папері. Після оплати клієнт замість папірця отримує на пошту або в месенджер номер зареєстрованого в податковій фіскального чеку або посилання, за яким можна подивитись на зображення документа.
Слід зазначити, що Україна в площині впровадження електронних чеків зараз підхоплює світовий тренд. До прикладу в Каліфорнії ще у 2019 році законотворці запропонували взагалі заборонити бізнесу виписувати паперові чеки, якщо клієнт цього не вимагає.
На практиці — зручність зберігання чеків на електронних носіях особливо відчувається при формуванні контрольної стрічки. Як відомо, копії друкованих чеків мають щоденно додаватись до журналу КОРО та зберігатись протягом трьох років. У випадку з електронними копіями, розрахункові документи зберігаються на фіскальних серверах органів контролю та на серверах виробника ПРРО. Тобто фактично відпадає потреба у зберіганні чеків на фізичному рівні.
Переваги в роботі з електронним чеком для підприємця
- Економія на паперовій стрічці та відсутність необхідності купувати принтер чеків (витрати на стрічку можуть складати 7-15 тисяч грн на рік);
- Можливість (за згодою) встановлення додаткового каналу комунікації з клієнтом після відправки чека на пошту, телефон або месенджер (подальша відправка купонів, знижок, пропозицій і т.п.);
- Зручна інтеграція програмних реєстраторів в існуючі облікові системи;
- У випадку з електронним чеком немає ризику, що робота бізнесу зупиниться через збій в роботі принтера, (який може статись у випадку роботи з друкованим чеком);
- Можливість будувати бізнес-аналітику, використовуючи дані про продажі з чеків.
Переваги в роботі з електронним чеком для покупця
- Електронний чек, на відміну від паперового, легше зберігати, він не загубиться серед інших паперів, не вицвітає з часом та не може зазнати фізичних пошкоджень. Такий чек навіть через довгий час завжди можна швидко знайти через звичайний пошук по повідомленнях;
- Електронний чек є таким самим законним документом, як і паперовий. Його можна використовувати для повернення товару, перевірки та підтвердження легальності покупки.
- Дані в паперовому чеку можна візуально підробити. Тож у випадку придбання товарів на вторинному ринку до паперових чеків слід ставитись з особливою увагою. У випадку з електронним чеком його дійсність можна перевірити через фіскальну службу за лічені хвилини, тож намагання підробити такий чек взагалі не мають жодного сенсу. (Перевірити легітимність чека можна через офіційний додаток ДФС “ПЗ покупця” для смартфону, або через сайт ДФС).
Кому підійде використання електронного чеку
Вочевидь, сьогодні паперовий чек стає історією. Так саме колись історією ставали проводове радіо та пейджер, телеграф та аналогове телебачення, лампові комп’ютери та кишенькові калькулятори. Паперовий чек, як телефонний Dial Up-модем в еру широкосмугового інтернету. Все ще працює, все ще виконує певну функцію, але є безнадійно застарілим для сучасності.
Сьогодні на електронний чек переходять великі торгові мережі і маленькі магазинчики, інтернет-маркетплейси та гіпермаркети, великі та маленькі бізнеси. Наочно це демонструють цифри по генерації чеків ПРРО. З 2021 по 2023 рік частка чеків ПРРО від загальної зросла у понад 10 разів — з 2,7% до 29%, і ця частка продовжує зростати.
Одні обирають електронні чеки через їх зручність, задля полегшення звітності та економії. Для інших — це єдина можливість виконати діючі вимоги законодавства по чеках, адже обслуговування принтера чеків коштує значних коштів. Безвідносно до причин, обирати електронний чек — це обирати майбутнє.
Як встановити ПРРО та почати працювати з електронним чеком
Процедура реєстрації ПРРО значно простіша у порівнянні з класичними РРО, не потребує візитів та листувань з податковою та займає значно менше часу. (Детальніше про різницю ми писали в цьому матеріалі). Процес реєстрації складається з таких пунктів:
- Вибір оператора ПРРО;
- Встановлення ПРРО на пристрій;
- Авторизація в сервісі;
- Налаштування в особистому кабінеті параметрів продажів та бази товарів;
- Додання КЕП для реєстраційний дій в ДПС;
- Створення нових торгових точок (або синхронізація з раніше створеними), додавання касирів, додавання доступних категорій товарів до торгових точок.
- Початок роботи з ПРРО.
Важливо: всі ці кроки можна виконати з будь-якого пристрою, навіть з вікна браузера комп’ютера. Дані між пристроями під одним обліковим записом синхронізуються між собою автоматично.
Якщо підсумувати, Електронний чек — це приклад одного з успішних досягнень реформи з цифровізації РРО, зручне та своєчасне рішення як для тих, хто хоче дешево та безболісно для бюджету виконати вимоги реформи з фіскалізації, так і для тих, хто хоче зробити бізнес-процеси ефективнішими, а сервіс для клієнтів — якіснішим.
Окрім бізнесу, свої переваги від впровадження електронних чеків отримують клієнти, яким більше не потрібно зберігати зайвий папір після кожної покупки, та держава, яка економить значні кошти завдяки оптимізації процесів фіскалізації.
